Brandweer in vuur en vlam over factuurherkenning- en verwerking NAViDocs

Brandweer Amsterdam-Amstelland stapte in juli van dit jaar over op NAViDocs voor de verwerking van inkomende facturen en voor het order- en bestelsysteem. Een goede keuze, zo kan zij al na vier maanden ervaring met het pakket concluderen. De samenwerking met het bedrijf NAViDocs, de implementatie van het pakket en de vlekkeloze werking ervan resulteren in niets dan complimenten van zowel de Financiële administratie als de I&A-afdeling. Er kan zonder overdrijven gesteld worden dat Brandweer Amsterdam-Amstelland in vuur en vlam is over NAViDocs.

Optimale koppeling

Het idee voor NAViDocs ontsproot al in 2008 aan het brein van directeur Albert Hendriks. Met zijn bedrijf Always A Solution (AAS), werd hij regel­matig geconfronteerd met de tekortkoming van Microsoft Dynamics NAV (voorheen Navision) op het gebied van documentherkenning- en verwerking. “Dat kan beter”, meende hij en ontwikkelde de NAViDocs module. Sinds 2012 timmert hij daar met toenemend succes mee aan de weg. Brandweer Amsterdam-Amstelland weet inmiddels als geen ander waar dit succes aan te danken is: “Voor ons was met name de optimale koppeling tussen Microsoft Dynamics NAV en NAViDocs een groot pluspunt. Voor die tijd werkten we met een ander pakket voor het digitaal herkennen en verwerken van inkomende facturen. Op zich niets mis mee, maar de integratie met Microsoft Dynamics NAV zorgde altijd voor problemen. Dat is nu voorgoed verleden tijd, onder meer doordat gegevens uit dezelfde database worden gehaald.” Aan het woord is Etienne Koning, Hoofd Financiële Administratie van de Brandweer Amsterdam-Amstelland.

NAViDocs bracht einde aan frustratie

Woorden waar zijn collega Tjeerd de Bruin, hoofd I&A, zich van harte bij aansluit. “Brandweer Amsterdam-Amstelland verwerkt per jaar zo’n 13.000 inkoop- en logistieke facturen. Digitale factuurverwerking levert veel winst op, zowel qua tijd als geld, maar voor de IT afdeling was het wel een bewerkelijke en foutgevoelige oplossing.” NAViDocs luidde het einde van die frustratie in. “NAViDocs is inmiddels geïmplementeerd en de voordelen zijn legio”. Een van de grootste voordelen is wel dat NAViDocs documenten scant op inhoud en niet op vormgeving. Dus ook wanneer de leverancier de vormgeving van de factuur wijzigt, verandert dit niets voor de identificatie door NAViDocs. Tjeerd de Bruin: “Het betekent ook dat de facturen gewoon gescand kunnen worden met onze standaard multifunctionals/copiers. Een investering in dure hardware is niet nodig.”

Brandweer Amsterdam-Amstelland over het geïntegreerde NAViDocs workflow systeem:

“NAViDocs is inmiddels geïmplementeerd en de voordelen zijn legio. De volledige digitale factuurverwerking levert heel veel winst op, zowel in tijd als geld. NAViDocs luidde het einde van een frustratie in. Ons vorige externe workflow systeem was met name voor onze IT-afdeling bewerkelijk en foutgevoelig. Met het Alles-in-1-pakket van NAViDocs is een foutloze koppeling tussen de factuurverwerkingssoftware en ons ERP-systeem gerealiseerd. Mutaties in stamgegevens, wijzigingen in het grootboek of autorisaties hoeven niet meer extra te worden gecontroleerd. Bovendien wordt de interface door de gebruikers als een aanzienlijke verbetering ervaren”

Brandweer Amsterdam-Amstelland

Prijs = prijs

Nog zo’n pluspunt van NAViDocs: De implementatie van het pakket kost slechts een dag en dat geldt ook voor de training. In totaal dus twee dagen tijdsinvestering om een compleet nieuw pakket in de lucht te krijgen. En één waarmee iedereen direct aan de slag kan. “De kracht zit hem in de eenvoud voor de gebruiker”, aldus NAViDocs-bedenker Albert Hendriks. “En in de prijs. We bieden een compleet pakket zonder allerlei onverwachte bijkomende kosten. Bij ons geldt: prijs = prijs.”

NAViDocs denkt mee

Terug naar de brandweer Amstelland waar men nog dagelijks enthousiast is over het NAViDocs programma. En over de samenwerking met de mensen erachter. Etienne Koning legt uit waarom: “Om dit programma goed te installeren en aan te laten sluiten op onze specifieke wensen en eisen is een goede samenwerking van groot belang. Bij NAViDocs laat men zien een gedegen kennis te hebben van Microsoft Dynamics NAV en NAViDocs. Ze denken met de organisatie mee over efficiency-vraagstukken. Ze staan klaar voor het verlenen van telefonische assistentie en koppelen dit achteraf terug via email. Vragen worden snel beantwoord. Desgevraagd komen ze op locatie voor uitleg, advies of het leveren van oplossingen van vraagstukken.” Om te laten zien dat hij het echt meent voegt Koning eraan toe: “Namens de Brandweer Amsterdam-Amstelland ben ik meer dan bereid om eenieder die daar behoefte aan heeft toelichting te geven.”

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Albert Hendriks, via info@navidocs.nl.